Comportament davant del correu electrònic [rebut]

El Pais va publicar abans d’ahir un interessant article titulat Y el síndrome de Diógenes llegó al ordenador. es tracta d’un article que comença una mica de forma sensacionalista, però que després s’ocupa adequadament de l’assumpte del correu electrònic. Personalment, com he dit altres vegades, he de dir que guardo tot el correu electrònic des de temps remots, per poder-lo buscar per paraules clau (guardo els arxius en format mbox).

Per a mí no és pas només viure de records. Si tinc la informació, no l’he pas de llençar. Ara bé, d’aquí a tenir la Síndrome de Diògenes (guardar tot allò inservible) hi va molta distància. Ja he dit altres vegades que jo sóc jo, les meves circumstàncies i el meu arxiu (nota: i unes quantes coses més, com per exemple el meu blog).

Fer servir el Facebook no permet guardar fàcilment aportacions interessants i comentaris rellevants. No permet buscar. Les converses són efímeres. No es tracta de guardar records nostàlgics, senzillament guardar el correu electrònic vol dir retenir informació rellevant.

Tan en l’e-mail com en les fotos-videos, ho guardo tot per data. Com diu l’article d’El País, el millor seria etiquetar-ho (tag) tot. A part de la data, és clar.

Em sembla molt interessant reproduir quatre consels de l’article, agafats del mètode GTD (Getting Things Done):

Reglas para mejorar el uso del ‘e-mail’

1. Mire todos los mensajes de una sola vez: si va escudriñando los de su jefe, los privados, los más urgentes, los que puede borrar, etcétera, acabará repasando la lista de correos de entrada varias veces, con la consiguiente pérdida de tiempo.

2. Agrúpelos en cuatro carpetas. Por ejemplo, llámelas así:

– Por hacer

– Debo

– Me deben

– Leer

3. Juegue al primer toque: los e-mails hay que abrirlos el menor número de veces posible. Cuando abra uno:

– Si es inútil, bórrelo sin más

– Si tiene información que pueda serle útil en algún momento, póngalo en la carpeta Leer.

– Si puede contestarlos en menos de dos minutos, no lo retrase ni lo deje para más tarde. Hágalo ya o le hará perder el tiempo en otro momento. Si le llevara más tiempo, guárdelo en Debo

– Si necesita que le confirmen o aprueben algo, póngalo en el Me deben.

4. Procese las carpetas Por hacer y Debo lo antes posible. No deje que engorden. Y utilice sus ratos libres para gestionar

Leer (y borrar todo lo que pueda una vez haya recogido la información pertinente).

5. Minimice el número de e-mails que envía y recibe. Regla de oro: cuantos menos mande, menos le llegarán.

6. Haga que su cuenta de correo trabaje por usted. No se autoengañe pensando que no tiene tiempo para aprender unas cuantas reglas. En media hora puede aprender un par de cosas que le ahorrarán mucho trabajo.

7. No viva pendiente del correo. Mírelo dos o tres veces al día como máximo.

Estas reglas han sido elaboradas por José Miguel Bolívar, inspiradas en la filosofía GTD (Getting Things Done), que trata de mejorar la productividad en todos los ámbitos de la vida mediante un método sencillo y flexible.